Desde 2020, o relacionamento das instituições educacionais com os indivíduos em seu cotidiano (falamos aqui de estudantes das mais diversas idades, pais, responsáveis, professores e demais colaboradores), vem sofrendo impactos com a implantação da LGPD.
Isso porque tal como as empresas devem seguir as orientações expressas na legislação, as escolas do ensino infantil ao médio, instituições de ensino superior, escolas de idiomas, escolas técnicas, escolas de música, dança, gastronomia entre outras de ensinos diversos também necessitam proteger os dados de seus envolvidos.
Elas viram-se na necessidade entender o que é a Lei Geral de Proteção de Dados e quais são os seus efeitos. Precisaram adotar medidas seguras de coleta, armazenamento e compartilhamento ou acesso às informações.
E por se tratar de instituições de ensino que lidam diretamente com vulneráveis como crianças e adolescentes, a importância dessa lei mostra-se ainda mais relevante, já que uma parte considerável dos dados são tidos como sensíveis.
Mas como a LGPD é aplicada em uma instituição educacional? E como as rotinas escolares são impactadas por esse dispositivo da legislação? Neste artigo, você entenderá como ocorre esse processo nas escolas de todas as categorias de ensino. Veja!
Por que implantar a LGPD nas escolas é tão importante?
As instituições educacionais públicas e privadas sempre tiveram a necessidade de coletar e gerenciar os dados de seus integrantes. Lidar com o patrimônio social e humano nesta prestação de serviços requer o uso de dados tanto pessoais como sensíveis.
Dados pessoais são informações que identificam uma pessoa – como nome, CPF, RG, endereço e telefone.
Já os dados sensíveis são mais subjetivos, com informações como opção religiosa, origem étnico-racial, orientação sexual, informações sobre a saúde, dados genéticos e biométricos, filiação a sindicatos e organizações religiosas, filosóficas ou políticas, opinião política, renda familiar, entre outros.
Além de cumprir com sua obrigação seguindo as normas da lei, a escola que se adequa à LGPD promove uma relação mais segura e transparente com as famílias dos estudantes.
A preocupação das famílias com a segurança e o destino de dados pessoais e sensíveis tem lógica. A escola deve evitar ao máximo que as crianças e adolescentes sejam expostos a situações de vulnerabilidade.
A escola também convive com prestadores de serviços que frequentemente acessam dados de alunos, professores e colaboradores. Um exemplo, é uma empresa que instala o software para gestão escolar ou uma plataforma pedagógica. Outro exemplo ainda mais impactante são as plataformas para EAD, que funcionam na web e estão mais vulneráveis a ataques cibernéticos ou vazamento de qualquer natureza.
Um vazamento de dados representa um grave problema para a instituição de ensino e prejudica seriamente a sua imagem.
Com a LGPD, a escola pode garantir aos titulares dos dados o direito de saber como eles estão sendo armazenados, e também, que eles não serão compartilhados de forma irresponsável ou utilizados com má intenção.
É essencial impedir que pessoas mal-intencionadas acessem dados pessoais e causem prejuízos financeiros com golpes e fraudes. Assim como o uso de dados sensíveis por parte destas pessoas pode causar danos psicológicos e morais, sobretudo para crianças e adolescentes.
Os Princípios e as Hipóteses Previstas na Legislação
Ainda que exista legislação
Os dados pessoais são sempre coletados de forma obrigatória obedecendo aos princípios da segurança, transparência, prevenção e necessidade.
Já os dados não obrigatórios geralmente são sensíveis, e sua finalidade é melhorar a experiência do aluno, os índices e indicadores internos, as relações interpessoais de modo geral e etc. E seguem principalmente os princípios de finalidade e não discriminação.
As hipóteses são as bases legais da LGPD que permitem a realização do tratamento dos dados pessoais, tais como:
E a instituição deve conhecer seus processos e sistemas para conseguir, dentro das hipóteses existentes, embasar o motivo de estar tratando um dado. Em alguns momentos, essa tarefa é quase que intuitiva – como por exemplo a coleta do nome do aluno é algo determinado por diversas regulamentações específicas.
Outros dados, no entanto, são mais ardilosos. Uma escola que colete o e-mail ou número do telefone do aluno para envio de mensagens, ainda que de cunho de comunicação interna, deve entender em base de qual hipótese esse tratamento será feito.
Isto porque, a depender da hipótese, a instituição de ensino deverá adotar medidas mais rígidas na segurança e privacidade, e ao mesmo tempo garantir que haja formalização e consentimento por parte dos titulares no tratamento.
As mudanças promovidas pela LGPD nas instituições de ensino
A lei determina que “o tratamento de dados pessoais de crianças (até 12 anos de idade) deverá ser realizado com o consentimento específico e em destaque dado por, pelo menos, um dos pais ou pelo responsável legal”.
A medida vale para informações internas e para o marketing da escola. Por exemplo, para expor informações dos alunos em outdoors como marketing da instituição, é necessário o consentimento dos responsáveis.
Quanto aos adolescentes, a escola pode utilizar seus dados para atividades, mas nunca armazenar dados sensíveis sem o claro consentimento dos responsáveis. Os maiores têm poder sobre essa decisão.
No caso do armazenamento de certas informações determinadas pela lei, é necessário estabelecer uma política de Data Retention (que define as políticas de gerenciamento de dados e o motivo de se usar cada informação).
Também agora é necessário estabelecer quais dados são essenciais e quais são apenas complementares na prestação do serviço escolar. Isto é para distinguir as informações que precisam do consentimento do titular ou responsável.
É preciso verificar como são usados os dados em cada categoria e justificar sua coleta e retenção nos termos da lei.
Contudo, é importante atentar-se para todas as políticas estabelecidas para a instituição para que esta não receba penalizações.
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O Processo de Adequação das Escolas à LGPD: Quais são os Desafios?
Com a função de proteger os dados de todas as categorias de instituições, a LGPD é uma realidade atuante no exercício do direito das pessoas terem as suas informações protegidas.
Apesar de estar em vigor desde agosto de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados para as instituições educacionais ainda causa muitas dúvidas sobre sua implantação e as transformações que promove.
Dúvidas sobre sua eficiência e falta de informações sobre suas vantagens também são comuns.
É imprescindível entender quais são essas mudanças e munir-se de orientações que quebrem estas e outras objeções que possa haver em sua implantação.
Veja neste artigo o que é preciso entender para realizar as mudanças necessárias em sua escola, dar segurança a seus integrantes e evitar sanções que possam prejudicá-la.
Quais são as adaptações que devem ser feitas na instituição de ensino?
Para garantir esses direitos de proteção de dados de seus titulares, as instituições educacionais devem aplicar a adequação nos campos jurídico, metodológico e tecnológico. Ou seja, se uma pessoa quer saber de uma escola se seus dados estão sendo protegidos, ela deve ter a oportunidade de perguntar e a escola deve saber informar.
A instituição de ensino deve se atentar para os seguintes pontos:
Quais são os desafios de aplicar a LGPD na educação?
Não há dúvidas de que mudanças sempre geram desconforto e exigem o esforço da mobilização, primeiro para convencer e depois para aplicar o que se pretende no ambiente.
As mudanças nas esferas tecnológica e jurídica com a implantação da LGPD podem tornar necessária a contratação de profissionais especializados ou de uma consultoria para cuidar dos processos relacionados à coleta e tratamento de dados.
Aqui já se encontra uma grande dificuldade: a pouca quantidade de pessoas qualificadas para conduzir a adequação e realizar os treinamentos. Junte isso ao fato de a adequação ser um projeto 360º, com uma visão sobre todos os departamentos e procedimentos das organizações e temos um verdadeiro obstáculo a ser superado para adequação.
A legislação determina que o profissional responsável para essa função seja o DPO. Este também representará a escola perante a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).
Mas, dependendo do porte da instituição, contratá-lo é muito custoso, sobretudo para escolas que não são redes franqueadas. Compensa mais contratar um serviço especializado de empresa terceirizada.
O profissional precisa ter habilidade e experiência para fazer o levantamento de dados, suas hipóteses de tratamento e garantir que haja Governança nas rotinas e processos que os tratam.
O tratamento de dados em conformidade com a lei também se aplica aos funcionários de uma corporação ou instituição. A alta rotatividade de funcionários, sobretudo devido à contratação de pessoas de baixo rendimento (alto turnover), indica problemas na instituição e prejudica o tratamento e a cultura de dados.
Realizar campanhas de conscientização entre executivos, acionistas, donos das instituições e diretores é outra ação importante. Também os membros da comunidade escolar precisam se conscientizar sobre os cuidados no compartilhamento de informações e respeito às regras da LGPD.
A escola deve sempre manter os dados bem organizados para que seus titulares possam ser atendidos com facilidade, já que podem solicitar o acesso a eles a qualquer momento.
É de suma importância identificar as bases de dados utilizadas pela instituição e avaliar quais tecnologias e mecanismos de controle podem ser contratados e instituídos.
Também é fundamental que haja um programa de governança corporativa que mostre, sempre que necessário, que o tratamento dos dados está sendo feito de forma ética e segura, dentro das regras da lei.
Tudo isso são fatores que muitas vezes impedem uma instituição de se adequar a LGPD. Pois requer uma retirada da zona de conforto e obriga os integrantes da instituição a se mobilizar. E é fácil se sentir desorientado sem o acompanhamento de especialistas.
Se você deseja obter mais informações a respeito da LGPD, ou de como fazer a adequação de sua escola ou empresa de qualquer outro segmento às proteção de dados, acesse https://www.harpy.com.br
e seguro.
